As atividades extracurriculares, no contraturno escolar, tem ganhado cada vez mais espaço nas instituições de ensino. As mais comuns são as aulas de idiomas ou atividades esportivas e culturais. Com o volume de turmas e matrículas aumentando ano a ano, ter uma gestão eficiente é um ponto muito importante para gestão da sua instituição e para manter a satisfação dos estudantes.
Por isso, nós preparamos algumas dicas. São exemplos práticos do dia a dia de escolas que tem alcançado sucesso nessa gestão:
1ª: Tenha as regras de matrículas extracurriculares claras
É enorme a quantidade de turmas que pode receber os estudantes. Elas variam conforme o tipo de atividade, a faixa etária e o sexo da pessoa – no caso de algumas atividades esportivas.
Só para ilustrar, pense por um instante em todas as turmas que a sua instituição oferece:
“English Kids Basic I”, “English Kids Basic II”, “Voleibol feminino juvenil – quartas e sextas”…
Sem dúvida, essa lista vai longe!
Antes de tudo, mantenha clareza sobre as regras de acesso dos estudantes em cada turma. E isso é importante tanto para os colaboradores da instituição que recebem as matrículas, mas especialmente, na divulgação pelo site e nos murais – os estudantes e seus responsáveis precisam ter clareza sobre quais atividades cada aluno pode fazer. Essa segurança aumenta o interesse e a probabilidade de matrícula.
2ª: Facilite o atendimento em um local único
Gere uma experiência de atendimento simples e eficiente. Sempre que muitas orientações precisam ser dadas é porque algo pode ser ajustado. Garanta um caminho único para os processos, especialmente o de matrículas.
Pense num responsável por um estudante procurando a sua instituição para matricular os filhos em várias atividades. Essa pessoa terá de visitar mais de um lugar físico? Se a resposta for sim, bom, a probabilidade dela não passar por todas as salas e não fazer todas as matrículas que teria interesse, é grande. Portanto, gere uma experiência positiva centralizando os atendimentos em um único local. Pode ser a mesma sala onde são feitas as matrículas do ensino regular ou através de uma plataforma on-line.
3ª: Organize bem as filas de espera por vagas
A quantidade de vagas nas atividades extracurriculares costuma ser menor do que a quantidade de vagas das atividades regulares. Já a quantidade de turmas é maior – claro, em horários ou dias da semana diferenciados.
Por conta disso, quando o processo de matrículas é aberto algumas turmas ficam lotadas rapidamente. Mesmo lotadas, existirão pessoas interessadas em alguns horários e dias específicos, e isso gera uma fila de espera. E ela é muito importante para a instituição!
A movimentação de matrículas nas atividades extracurriculares é grandes, sempre que uma inscrição é cancelada uma vaga é aberta imediatamente. E se existe vaga aberta e fila de espera, então a instituição está perdendo a oportunidade de acolher mais matrículas. Garanta essa movimentação e uma boa organização dessas vagas e filas, isso aumentará a satisfação dos estudantes.
4ª: Organize bem os processos entre os setores
Pense no processo como um todo, ele envolve diversas áreas da instituição, desde a matrícula, geração do contrato, dos boletos de mensalidades, avisar aos professores sobre novas matrículas e sobre os cancelamentos de matrículas. É importante também um bom controle de frequência desses alunos, já que o registro reincidente de faltas pode significar uma possível evasão – e com a abordagem certa e no tempo certo, isso pode ser evitado.
Crie um processo que garanta uma troca de informações eficiente. Algumas formas são:
- Enviando e-mails
- Centralizando as listagens de matrículas ativas em um local, para que o professor busque antes das aulas e entregue o final da aula
- Com planilhas compartilhadas em meios digitais
- Controlando tudo pelo seu sistema acadêmico
As três primeiras ações exigem controles manuais. Para que as pessoas tenha um sentimento de organização, mantenha um fluxo bem definido e funcional.
5ª: Torne-se eficiente e produtivo
Nós tópicos anteriores nós falamos sobre o volume de turmas, atividades, condições de matrículas e sobre o tamanho deste processo como um todo. Sem dúvida, tudo isso exige tempo de trabalho e uma ótima organização.
Crie um fluxo de trabalho que gere menos atividades manuais e seja eficiente. Deixe os processos claros, desde a matrícula até a gestão de todas as informações. Padronizar essa organização pode gerar um sentimento de organização entre todos os envolvidos.
Ah, e se vale a dica: evite papel – contrato, lista de frequências, aviso de matrícula, aviso de cancelamento… traga a sua gestão para a era digital.
Dica bônus:
Conforme dito na terceira dica, é importante que se faça a organização da lista de espera para as atividades extracurriculares. Para lhe auxiliar nesta atividade, nós estamos disponibilizando uma Planilha de lista de espera.