A elaboração do calendário escolar é uma das inúmeras funções destinadas aos gestores, pois ele pauta a organização dos demais setores e áreas. Entre elas o trabalho dos professores e coordenadores, para elaborar as aulas e deixar os conteúdos previamente estabelecidos. O calendário é quem conduz a realização de várias atividades voltadas para os pais e alunos durante todo o ano. Além disso, existem diversos outros motivos que justificam a importância de manter o calendário acadêmico sempre atualizado.
Sendo assim, traremos pontos importantes a serem considerados na elaboração desta ferramenta e vamos entender qual a importância de mantê-lo sempre atualizado.
Por onde começar?
Existem alguns desafios na elaboração dos calendários escolares, entre eles os feriados e recessos escolares. Eles interferem na duração do ano letivo. Por isso, quando os gestores se reúnem para a elaboração dos eventos internos,esse fator deve ser levado em conta. Além disso, para não comprometer tanto a evolução das aulas, muitas escolas acabam optando por não emendar os feriados.
Cumprir todo o projeto pedagógico dentro do prazo estipulado, é um desafio constante.
Além de considerar os feriados e o recesso escolar, é muito importante levar em consideração os fatores administrativos da instituição de ensino. Se os coordenadores e professores já tiverem uma ideia de datas limites para o fechamento de etapas, eles podem organizar o calendário de avaliações e atividades pedagógicas de acordo com isso.
Caso um aluno não atinga a média necessária para aprovação, será feita uma recuperação? Caso sim, ela precisa estar especificada no calendário escolar. O mesmo acontece com a realização do vestibular nas faculdades, o prazo de inscrição precisa estar pré definido. Isso permite que a organização seja feita com antecedência – divulgar este prazo é um passo fundamental para que ninguém fique de fora!
Ter um calendário completo e atualizado gera mais eficiência para todas as áreas.
Estes são apenas alguns dos vários desafios que os gestores podem encontrar, e além disso, manter o calendário atualizado é fundamental para manter o bom funcionamento das aulas e a organização da instituição.
Precisei alterar meu calendário escolar, e agora?
No decorrer do período letivo, algumas situações podem acontecer que exijam a alteração de datas do seu calendário escolar. Sempre que isso acontecer, a comunicação aos alunos e para toda a equipe interna se faz necessária!
Sempre que o calendário for alterado, vale enviar um e-mail para a lista de contatos que seu sistema de gestão escolar pode disponibilizar, comunicando a todos que foram feitas alterações. Além de avisar que existe uma nova versão, chame a atenção dos usuários para os principais pontos alterados. Explique os motivos que levaram a esta mudança, manter um relacionamento constante com seus alunos, professores e funcionários implica no fortalecimento do marketing de defensores da sua instituição.
Além do e-mail, você pode optar pela pelo aviso através de recados pelo portal online do aluno, ou, gerando uma notificação no aplicativo escolar usado pela sua escola/faculdade. Estes canais são uma forma bastante eficiente para manter a comunicação com os usuários, além de implantar mais uma tecnologia a favor da sua comunidade acadêmica. Também é possível a divulgação de informações pelo site e nas redes sociais da sua instituição.
Encontre a melhor forma de se comunicar com sua comunidade acadêmica, se você não tiver isso claro, faça uma pesquisa com os alunos e professores, para identificar o canal de contato mais eficiente. Mantenha todos inteirados do que a sua instituição está fazendo.